מדיניות פרטיות — CPAADV Flow

גרסה 1.0 · עודכנה לאחרונה: 12 באוקטובר 2026

מדיניות זו מסבירה איזה מידע אישי מעובד בשירות CPAADV Flow ("השירות"), לאילו מטרות, עם מי הוא משותף, כמה זמן הוא נשמר ואילו זכויות עומדות לך. השירות מופעל בידי היי אקאונט בע"מ (HI ACCOUNT LTD), ח"פ 516598737, כתובת העסק: הצנחנים 11, דירה 6, חולון 5827513, ישראל ("המפעילה", "אנחנו"). פניות בנושא פרטיות: [email protected].

1. מי אחראי למידע

1.1. מידע על משרדים ומשתמשיהם — מידע על משתמשי המשרדים, ניהול החשבון, המנוי, החיוב, האבטחה והפניות: המפעילה היא האחראית למידע זה.

1.2. מידע ומסמכים של לקוחות קצה — מסמכים ומידע שמשרד אוסף מלקוחותיו באמצעות השירות: המשרד קובע מה לבקש ולאיזו מטרה, והוא האחראי למידע זה. המפעילה מעבדת אותו עבור המשרד בלבד, לפי הסכם עיבוד המידע. מי שמסר מסמכים למשרד מתבקש לפנות אל המשרד בכל שאלה על השימוש בהם; נוכל לסייע בהעברת הפנייה למשרד.

2. איזה מידע אנו מעבדים

משתמשי משרדים

• נתוני הכניסה מחשבון Google: כתובת דוא"ל, מזהה חשבון ייחודי, ושם המשתמש כפי שהוא מופיע בחשבון Google.
• שם המשרד, תפקיד המשתמש במשרד, הרשאותיו, ההזמנות שנשלחו והתקבלו, וכתובות הדוא"ל של המוזמנים.
• לוגו המשרד, אם הועלה.

פרטי חיוב

• סוג הלקוח (יחיד, חברה או עמותה), השם המשפטי, מספר זהות או מספר חברה/עמותה, כתובת דוא"ל לחשבוניות ומספר טלפון נייד.
• אמצעי תשלום: מזהה (טוקן) שמנפיק ספק הסליקה, סוג הכרטיס, ארבע הספרות האחרונות ותוקף הכרטיס. מספר הכרטיס המלא וקוד האבטחה אינם מגיעים אלינו ואינם נשמרים אצלנו.
• היסטוריית חיובים, סכומים, מע"מ, מספרי עסקה ומספרי חשבוניות.
• כאשר לקוח החיוב הוא יחיד, מספר הזהות שמסר מועבר לקארדקום לצורך אימות בעל הכרטיס בדף התשלום.

לקוחות קצה ותוכן

• שם לקוח הקצה ומספר טלפון, אם המשרד הזין אותם.
• המסמכים שהועלו, שמות הקבצים, סוגם וגודלם, מועדי ההעלאה וההורדה.
• הודעות שהמשרד כתב ללקוח, ורשימות המסמכים המבוקשים.
• מידע על כניסה לפורטל: חותמות זמן ומזהים טכניים של הקישור והפעלת הגישה (נשמרים בגיבוב, לא כקישור עצמו).

יומן פעולות

• אנו שומרים יומן של פעולות מהותיות בשירות (למשל: פתיחת לקוח, העלאת קובץ, הורדה, שינוי הרשאה, פעולות חיוב), עם זמן הפעולה, המשרד, סוג המבצע (משתמש, לקוח קצה או מערכת) ופרטים טכניים מצומצמים. היומן אינו כולל את תוכן המסמכים, את שמות הקבצים או כתובות IP.

מידע טכני

• היישום עצמו אינו שומר כתובות IP או פרטי דפדפן במסד הנתונים שלו. ספקי האירוח והרשת שלנו (ראו סעיף 5) מעבדים כתובות IP ורישומי בקשות כחלק מאספקת התשתית ומהגנה עליה, לפי מדיניותם.
• יומני התפעול של היישום מסננים אוטומטית ערכים רגישים, כגון סיסמאות, אסימונים, עוגיות, שמות קבצים ופרטי כרטיס.

3. מטרות העיבוד והבסיס לו

אנו מעבדים מידע כדי: לספק את השירות לפי ההתקשרות עם המשרד; לזהות משתמשים ולאכוף הרשאות; לגבות תשלום ולהפיק מסמכי מס; לשלוח הודעות שירות (כגון הזמנות לצוות); לתת תמיכה; לאבטח את השירות, למנוע שימוש לרעה ולטפל בתקלות; ולקיים חובות לפי דין, לרבות דיני מס. הבסיס לעיבוד הוא ביצוע ההתקשרות עם המשרד, האינטרס הלגיטימי שלנו באבטחת השירות ובתפעולו, וקיום חובות חוקיות. אנו לא מוכרים מידע אישי ולא משתמשים בו לפרסום.

4. עוגיות ואחסון בדפדפן

השירות משתמש רק בעוגיות ובאחסון הדרושים לפעולתו. אין בו עוגיות פרסום, פיקסלים למעקב או כלי אנליטיקה של צד שלישי, ולכן אין צורך בבקשת הסכמה לעוגיות.

כל העוגיות מסומנות כ-HttpOnly ו-Secure, ונשלחות רק לאתר השירות. בדפי Google וקארדקום חלות גם מדיניות העוגיות של אותם גופים.

5. ספקים ושיתוף מידע

אנו משתפים מידע רק עם ספקים הדרושים להפעלת השירות, ובמידה הנדרשת:

• Supabase — מסד הנתונים והזדהות המשתמשים, באזור האיחוד האירופי (פרנקפורט).
• Railway — אירוח שרת היישום, באזור האיחוד האירופי (אמסטרדם).
• Cloudflare — אחסון המסמכים (R2) בתחום השיפוט של האיחוד האירופי, וכן ניהול שמות מתחם, העברת תעבורה והגנה עליה ברשת עולמית.
• Resend — שליחת הודעות דוא"ל תפעוליות, כגון הזמנות לצוות, מתשתית באיחוד האירופי (אירלנד).
• Google — הזדהות באמצעות חשבון Google.
• קארדקום (Cardcom) — סליקת תשלומים והפקת חשבוניות; פועלת גם כגורם עצמאי לפי הדין והסכמיה.

רשימה מפורטת ועדכנית מופיעה ברשימת ספקי המשנה. נוסף על כך, נמסור מידע אם נידרש לכך בדין או על ידי רשות מוסמכת, או במסגרת מיזוג או העברת פעילות בכפוף להתחייבויות מדיניות זו.

6. גישה של המפעילה למידע

גישה של המפעילה, ושל ספקי שירות טכניים הפועלים מטעמה ובפיקוחה, למידע בשירות מוגבלת למטרות תפעול, תמיכה, אבטחה, חיוב, תיקון תקלות וקיום חובות לפי דין. מסוף הניהול של המפעילה מציג מידע ניהולי על משרדים, משתמשים וחיובים, אינו מאפשר שינוי מידע, ואינו מציג מסמכים, שמות קבצים או מספרי טלפון של לקוחות קצה.

7. העברת מידע מחוץ לישראל

השירות מאוחסן בעיקרו באיחוד האירופי. חלק מהספקים הם חברות בינלאומיות (בין היתר בארצות הברית), ועשויים לעבד מידע מחוץ לישראל ולאיחוד האירופי כחלק משירותיהם, למשל לצורך הגנה על תעבורת רשת או משלוח דוא"ל. אנו מתקשרים עם ספקים אלה בתנאים הכוללים התחייבויות להגנה על המידע.

8. שמירת מידע ומחיקתו

8.1. חשבון ותוכן — מידע החשבון והתוכן נשמרים כל עוד סביבת המשרד קיימת. לאחר ביטול או אי-תשלום, הסביבה עוברת למצב קריאה בלבד והמידע נשאר זמין לצפייה ולהורדה.

8.2. מסמכים — מדיניות השמירה שאושרה קובעת שמסמך שהמשרד הוריד יימחק 30 יום לאחר ההורדה הראשונה, ושמסמך שהועבר לסל המחזור יימחק 30 יום לאחר מכן. נכון למועד עדכון מדיניות זו, המחיקה האוטומטית אינה מופעלת, ומסמכים נשמרים עד שתופעל או עד שיימחקו בדרך אחרת. לפני הפעלתה נעדכן מדיניות זו.

8.3. סביבת משרד — המדיניות שאושרה היא מחיקה מבוקרת של סביבת משרד 90 יום לאחר סיום המנוי, בהודעות מוקדמות ועם אפשרות לחדש את המנוי ולהוריד מסמכים. נכון למועד עדכון מדיניות זו, מחיקה זו אינה מופעלת. לפני הפעלתה נעדכן מדיניות זו ונמסור הודעה מוקדמת לבעלי החשבונות.

8.4. חיוב — פרטי החיוב, היסטוריית החיובים וחשבוניות נשמרים גם לאחר סיום המנוי ולאחר מחיקת הסביבה, לתקופה הנדרשת לפי דיני המס והחשבונאות.

8.5. יומן פעולות — נשמר כרשומה שאינה ניתנת לשינוי לצורכי אבטחה ובירור. יעד השמירה שלנו הוא 24 חודשים, ולאחריהם הרשומות אמורות להימחק, אלא אם נדרשת שמירה ארוכה יותר לפי דין, לצורך בירור או כראיה. נכון למועד עדכון מדיניות זו, מחיקה זו טרם מומשה והרשומות נשמרות; נעדכן מדיניות זו כשתמומש.

8.6. גיבויים — ספק מסד הנתונים שלנו שומר באופן אוטומטי גיבויים של מסד הנתונים במסגרת שירותו, לתקופה מוגבלת. המסמכים עצמם אינם כלולים בגיבויים אלה. מידע שנמחק מהשירות עשוי להישאר בגיבויים אלה עד שיפקעו. איננו מתחייבים כעת לקיומו של גיבוי נוסף של המסמכים או לזמני שחזור.

9. אבטחת מידע

אנו מפעילים אמצעים טכניים וארגוניים שנועדו להגן על המידע, ובהם: הפרדה מחייבת בין משרדים ברמת מסד הנתונים; הרשאות לפי תפקיד; אחסון פרטי של מסמכים, ללא קישורים ציבוריים, כשכל הורדה עוברת דרך השרת לאחר בדיקת הרשאה; קישורי פורטל אקראיים הנשמרים בגיבוב בלבד וניתנים לביטול; תקשורת מוצפנת; וסינון מידע רגיש מיומני התפעול. אף מערכת אינה חסינה לחלוטין, ואיננו יכולים להבטיח אבטחה מוחלטת. אם יתרחש אירוע אבטחה המשפיע על מידע אישי, נפעל לפי הדין ולפי התחייבויותינו כלפי המשרדים.

10. הזכויות שלך

בכפוף לדין החל, ובפרט לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, אתה רשאי לבקש לעיין במידע עליך, לבקש לתקנו או למחוק מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן, ולממש זכויות נוספות המוקנות לך בדין. בקשה בנוגע למידע שהמפעילה אחראית לו יש לשלוח לכתובת [email protected]. בקשה בנוגע למסמכים שמסרת למשרד יש להפנות אל המשרד. ייתכן שנבקש לאמת את זהותך לפני הטיפול בבקשה. אם אינך מרוצה מהטיפול, ניתן לפנות לרשות להגנת הפרטיות.

11. קטינים

השירות אינו מיועד לפתיחת חשבונות בידי קטינים. משרד המבקש מסמכים של קטין או בנוגע אליו אחראי לקבלת ההרשאות הנדרשות לכך.

12. שינויים ושפה

נעדכן מדיניות זו מעת לעת, והגרסה העדכנית ומועד עדכונה יוצגו בעמוד זה. שינוי מהותי יימסר לבעלי החשבונות מראש. המדיניות מפורסמת בעברית ובאנגלית; למשתמשים בישראל הנוסח העברי הוא הקובע, ככל שהדין מאפשר זאת.