משימות, מעקבים ואוטומציות

משימות, מעקבים ואוטומציות הם כלים פנימיים של המשרד. הלקוח לא רואה אותם, ושום דבר מהם לא נשלח ללקוח.

משימות

• במסך משימות לוחצים על משימה חדשה.
• רק הכותרת היא חובה. אפשר להוסיף גם פרטים, לקוח, תהליך, תאריך יעד ואחראי/ת.
• משימה בלי לקוח היא משימה משרדית.
• את הרשימה אפשר לסנן לפי פתוחות, הושלמו, שלי ולקוח מסוים.
• סימון כהושלם סוגר משימה, ופתיחה מחדש מחזירה אותה. עריכה משנה את פרטיה.
• אפשר להוסיף משימה גם מתוך כרטיס לקוח או מתוך תהליך, בלחיצה על הוספת משימה.

מעקבים

מעקב הוא תזכורת לחזור לדבר מסוים ביום מסוים: להתקשר ללקוח, לבדוק אם מסמך הגיע, לחזור לתהליך.

• המעקבים נמצאים בלשונית מעקבים בראש מסך המשימות.
• מעקב חדש: בוחרים על מה המעקב (לקוח, תהליך, מסמך או משימה), תאריך (היום, מחר, בעוד שבוע או תאריך אחר), הערה ואחראי/ת.
• התצוגות: פתוחים, היום, באיחור, בקרוב ובוצעו. מעקב שטופל מסמנים כבוצע.
• ליד כל מסמך בתהליך יש כפתור מעקב, שיוצר מעקב על אותו מסמך.

אוטומציות

את האוטומציות מגדירים בעלים ומנהלים, בלשונית אוטומציות בראש מסך המשימות. כל אוטומציה כבויה עד שמפעילים אותה.

• המערכת בודקת את הכללים אוטומטית, לכל היותר פעם בשעה, וכל מקרה מטופל פעם אחת בלבד.
• אם האחראי/ת שנבחר/ה כבר לא פעיל/ה או בלי גישה ללקוח, הפעולה נוצרת בלי שיוך.
• אם מוצגת במסך הודעה שההרצה האוטומטית עוד לא הופעלה, אפשר להגדיר ולשמור כללים כבר עכשיו. הם יתחילו לפעול כשההרצה תופעל.