צוות, תפקידים והרשאות
כל מי שעובד במשרד נכנס עם חשבון Google משלו, ומקבל תפקיד שקובע מה הוא יכול לעשות. את הצוות מנהלים בעלים ומנהלים, במסך צוות.
שלושת התפקידים
| מה אפשר לעשות | בעלים | מנהל | עובד |
|---|---|---|---|
| לקוחות, תהליכים, מסמכים, משימות ומעקבים | כן | כן | כן, לכל הלקוחות או ללקוחות נבחרים |
| שימוש בתבניות בפתיחת תהליך | כן | כן | כן |
| ניהול תבניות, מיתוג, צוות ואוטומציות | כן | כן | לא |
| סל המחזור והנפקת קישור חדש ללקוח | כן | כן | לא |
| חיוב ומנוי | כן | לא | לא |
במשרד יש בעלים אחד: מי שיצר אותו. אי אפשר לשנות את התפקיד שלו או למחוק אותו, וכרגע אין העברת בעלות.
הזמנת משתמש
- במסך הצוות, באזור הזמנת משתמש, ממלאים שם מלא, כתובת דוא"ל של חשבון Google, ותפקיד: מנהל או עובד.
- לעובד בוחרים גם גישה ללקוחות: כל הלקוחות, או לקוחות נבחרים בלבד.
- לוחצים על שליחת הזמנה. ההזמנה נשלחת בדוא"ל ובתוקף 7 ימים.
- המוזמן מצטרף בכניסה עם חשבון Google של הכתובת שהוזמנה. כתובת אחרת לא תוכל להצטרף דרך ההזמנה.
- אם שליחת הדוא"ל לא הצליחה, אפשר להעתיק את קישור ההזמנה ולשלוח אותו בעצמכם.
- ברשימת הזמנות פתוחות אפשר לבחור שליחה מחדש, קישור חדש להעתקה (הקישור הקודם מפסיק לעבוד) או ביטול.
משתמשים ותשלום
- בתקופת הניסיון אפשר עד 3 משתמשים, כולל הזמנות שעדיין לא התקבלו.
- במנוי נספרים משתמשים פעילים בלבד: בעלים, מנהלים ועובדים. הזמנה שטרם התקבלה ומשתמש מושבת לא נספרים.
- המנוי כולל מספר משתמשים, וכל משתמש פעיל נוסף מוסיף לחיוב החודשי הבא, ללא חיוב מיידי. מנוי, תשלום וביטול
ניהול משתמשים קיימים
- הפיכה למנהל והפיכה לעובד משנות תפקיד.
- גישה ללקוחות קובעת לאילו לקוחות יש לעובד גישה. אפשר להגביל גישה לעובדים בלבד.
- עריכת שם משנה את השם שמוצג במשרד וללקוחות, כשהמשתמש נבחר כאיש קשר.
- השבתה חוסמת את הגישה של המשתמש מיד, והוא לא נספר בחיוב הבא. הפעלה מחדש מחזירה אותו.
- מחיקה לצמיתות אפשרית רק למשתמש מושבת שאין לו פעילות או היסטוריה במשרד. היא מוחקת רק את החברות במשרד, לא את חשבון ה-Google שלו. משתמש עם היסטוריה משביתים במקום למחוק.
משתמש בכמה משרדים
אותו חשבון Google יכול להיות חבר בכמה משרדים. עוברים ביניהם בהחלפת משרד בראש המסך.