תהליכים

תהליך הוא קבוצת מסמכים שאתם מבקשים מלקוח, בשם שאתם בוחרים. ללקוח יכולים להיות כמה תהליכים פעילים במקביל, וכל תהליך פעיל מופיע לו בפורטל עם רשימת המסמכים שלו.

יצירת תהליך

בכרטיס הלקוח, באזור תהליך חדש, בוחרים נקודת התחלה: תהליך ריק, או תבנית שהמשרד שמר.
נותנים לתהליך שם. כשמתחילים מתבנית אפשר להשאיר את השם ריק, והתהליך יקבל את שם התבנית.
לוחצים על יצירת תהליך.
בתהליך ריק מוסיפים את הדרישות אחרי היצירה. בתהליך מתבנית הדרישות נוצרות מיד. דרישות מסמכים ותבניות

הודעה ללקוח

בכל תהליך אפשר לכתוב הודעה ללקוח, שתופיע לו בראש התהליך בפורטל, מעל רשימת המסמכים.
ההודעה היא טקסט פשוט, עד 2000 תווים. אפשר לערוך אותה או להסיר אותה בכל עת.

איש הקשר לתהליך

באיש הקשר לתהליך בוחרים משתמש מהמשרד, ושמו מוצג ללקוח בפורטל כאיש הקשר שלו.
אם לא נבחר איש קשר, הלקוח רואה את שם המשרד בלבד.
אפשר לבחור רק משתמש פעיל שיש לו גישה ללקוח. שמות המשתמשים מנוהלים במסך הצוות.

שינוי שם

אפשר לשנות את שם התהליך בכל עת. הלקוח יראה את השם החדש בפורטל.

סימון כהושלם

סימון כהושלם מוציא את התהליך מהפורטל של הלקוח, והוא עובר לרשימת התהליכים שהושלמו בכרטיס הלקוח.
פתיחה מחדש מחזירה אותו לעבודה ולפורטל.

ארכיון

העברה לארכיון מוציאה את התהליך מהעבודה הפעילה, והלקוח לא רואה אותו בפורטל.
הדרישות, הקבצים והסטטוסים נשמרים כמו שהם. התהליכים בארכיון מופיעים בלשונית ארכיון בכרטיס הלקוח.
שחזור התהליך מחזיר אותו בדיוק כפי שהיה.
לתהליך שבארכיון אי אפשר להוסיף משימות או מעקבים חדשים.

כרגע אין מחיקה של תהליך. כדי להוציא תהליך מהעבודה משתמשים בסימון כהושלם או בארכיון.

משימות ומעקבים בתהליך

בתוך התהליך אפשר להוסיף משימות ומעקבים פנימיים שקשורים אליו. הלקוח לא רואה אותם. משימות, מעקבים ואוטומציות