דרישות מסמכים ותבניות
דרישה היא שורה אחת בתהליך: מסמך אחד שאתם מבקשים מהלקוח, בשם שאתם כותבים. תבנית היא רשימת דרישות שמגדירים פעם אחת ובוחרים בה בכל פעם שפותחים תהליך דומה.
הוספת דרישות לתהליך
- בתהליך, באזור הוספת דרישות, כותבים שורה אחת לכל דרישה. אפשר להדביק כמה שורות בבת אחת, עד 100 דרישות בכל הוספה.
- לוחצים על הוספה. הלקוח יראה את הדרישות בפורטל בדיוק כפי שנכתבו.
- שינוי שם משנה את שם הדרישה גם אצל הלקוח.
- הסרה מוחקת דרישה, ואפשרית רק כשעדיין לא הועלה אליה קובץ.
כדאי לכתוב כל דרישה כך שהלקוח יבין לבד מה לשלוח, למשל "דפי חשבון בנק לשלושת החודשים האחרונים" במקום "דפי בנק".
תבניות
תבניות יוצרים ועורכים במסך תבניות. את המסך הזה רואים בעלים ומנהלים, אבל כל משתמש במשרד, גם עובד, יכול לבחור בתבנית כשהוא פותח תהליך ללקוח.
יצירת תבנית
- לוחצים על תבנית חדשה.
- שם התבנית: השם שבו תבחרו בה כשתפתחו תהליך.
- דרישות: שורה אחת לכל דרישה, לפי הסדר שבו ייווצרו. עד 100 דרישות, עד 200 תווים לכל אחת.
- הודעה ללקוח (לא חובה): טקסט שיועתק לכל תהליך שייפתח מהתבנית, עד 2000 תווים.
- לוחצים על שמור תבנית. אפשר לערוך את התבנית או למחוק אותה בכל עת.
מה קורה כשפותחים תהליך מתבנית
- הדרישות וההודעה מועתקות לתהליך החדש. מרגע זה התהליך עצמאי.
- שינוי בתבנית לא משנה תהליכים שכבר נוצרו ממנה, ושינוי בתהליך לא משנה את התבנית.
- מחיקת תבנית לא משפיעה על תהליכים שנוצרו ממנה, והם לא מאבדים דבר.
אין תבניות מוכנות מראש
המערכת לא מגיעה עם תבניות מוכנות, כי כל משרד מבקש מסמכים אחרים. כדאי ליצור תבנית לכל סוג עבודה שחוזר אצלכם.
לדוגמה בלבד, תבנית בשם "דוח שנתי" יכולה לכלול את הדרישות:
- טופס 106 מכל מעסיק
- אישור שנתי על הפקדות לקופות גמל ולביטוח
- קבלות על תרומות
- דפי חשבון בנק לחודש דצמבר