קבלת מסמכים מהלקוח
הלקוח שולח את המסמכים דרך הפורטל, והם מופיעים מיד בתהליך שלו, מתחת לדרישה שאליה נשלחו.
איך מסמכים מגיעים
- מסמכים מגיעים רק מהלקוח, דרך הקישור האישי שלו לפורטל. פורטל הלקוח
- כרגע אי אפשר להעלות קבצים מצד המשרד. אם לקוח שלח מסמך בדרך אחרת, למשל בוואטסאפ או בדוא"ל, אפשר לבקש ממנו לשלוח אותו גם דרך הקישור.
- אם המסמך כבר אצלכם ואין צורך שיגיע דרך הפורטל, אפשר לסמן את הדרישה כאישור גם בלי קובץ. בדיקה, אישור ובקשת תיקון
סוגי קבצים וגודל
- אפשר לקבל PDF ותמונות מסוג JPG, PNG ו-HEIC/HEIF (התמונות של אייפון).
- הגודל המרבי הוא 50 מגה לקובץ.
- המערכת בודקת את התוכן של הקובץ ולא רק את הסיומת שלו. קובץ מסוג אחר נדחה, והלקוח רואה הודעה שמסבירה מה לעשות.
איך יודעים שהגיע קובץ
- ברשימת הלקוחות ובכרטיס הלקוח מוצג כמה מסמכים עוד חסרים.
- בתהליך, קובץ שאף אחד במשרד עוד לא הוריד מסומן חדש, וכמות הקבצים החדשים מוצגת בראש התהליך.
- הלקוח רואה ליד המסמך נשלח — ממתין לבדיקה.
- המערכת לא שולחת דוא"ל או התראה למשרד כשמגיע קובץ. כדי לקבל משימה אוטומטית על כל קובץ חדש, מפעילים את האוטומציה משימת בדיקה לקובץ חדש. משימות, מעקבים ואוטומציות
הסטטוס לא משתנה מעצמו
הגעת קובץ לא משנה את הסטטוס שאתם קבעתם לדרישה. בכל שורה מוצגות שתי עובדות: מה הלקוח רואה ומה הסטטוס שלך. אחרי שבדקתם את הקובץ, מעדכנים את הסטטוס בעצמכם.
גרסאות
- כל קובץ נוסף שנשלח לאותה דרישה נשמר כגרסה נוספת. הקבצים הקודמים לא נמחקים.
- הקובץ האחרון מסומן הגרסה האחרונה, והקודמים מסומנים גרסה 1, גרסה 2 וכן הלאה.
כשהמשרד במצב קריאה בלבד
כשהמשרד במצב קריאה בלבד, הלקוחות לא יכולים לשלוח קבצים חדשים, ורואים הודעה שהמשרד אינו מקבל קבצים כרגע. מנוי, תשלום וביטול