אבטחה ופרטיות
המערכת שומרת את המסמכים של כל משרד בנפרד, ונותנת גישה רק למי שצריך אותה. כאן מוסבר מה אתם יכולים לעשות כדי לשמור על המידע של הלקוחות.
כניסה למשרד
- הכניסה היא עם חשבון Google בלבד, ואין סיסמה נפרדת למערכת. מומלץ להפעיל אימות דו-שלבי בחשבון ה-Google.
- לכל אדם במשרד צריך להיות משתמש משלו. כך ההרשאות מדויקות, ואפשר לחסום משתמש בלי לפגוע באחרים.
- השבתה של משתמש חוסמת את הגישה שלו מיד. צוות, תפקידים והרשאות
- במחשב משותף יוצאים בסוף העבודה בכפתור יציאה.
הקישור של הלקוח
- הקישור לפורטל הוא אישי וסודי. כל מי שמחזיק בו יכול לראות את התהליכים הפעילים של אותו לקוח ולשלוח קבצים. שלחו אותו רק ללקוח עצמו.
- אם הקישור הגיע לאדם הלא נכון, בעלים או מנהל לוחצים בכרטיס הלקוח על הנפקת קישור חדש, והקישור הקודם מפסיק לעבוד מיד.
- בפורטל הלקוח רואה רק את התהליכים הפעילים שלו. הוא לא יכול להוריד קבצים מהפורטל, ולא רואה לקוחות אחרים או מידע פנימי של המשרד.
הקבצים
- המערכת מקבלת רק PDF ותמונות (JPG, PNG, HEIC), ובודקת את התוכן של כל קובץ ולא רק את הסיומת שלו.
- המסמכים נשמרים באחסון פרטי, בלי קישורים ציבוריים. כל הורדה עוברת דרך השרת, אחרי בדיקה שלמשתמש יש גישה ללקוח.
- עובד עם גישה מוגבלת רואה ומוריד רק קבצים של הלקוחות שלו.
- מדיניות שמירת הקבצים מוסברת בהורדת מסמכים, שמירת קבצים וסל מחזור.
היכן המידע נשמר
השירות מאוחסן בעיקרו באיחוד האירופי. הפירוט המלא, כולל רשימת הספקים, מופיע במדיניות הפרטיות וברשימת ספקי המשנה.
המסמכים המשפטיים
- תנאי השימוש
- מדיניות הפרטיות, כולל הדרך לממש זכויות לגבי מידע אישי
- הסכם עיבוד המידע בין המשרד לבין השירות
- ספקי המשנה
- הצהרת הנגישות